Comment scanner un document avec son imprimante et l’envoyer par e-mail ?

Comment placer le document et lancer le scan ?

Sur un scanner à plat, posez la face à numériser contre la vitre, en suivant le repère d’alignement de l’appareil. Fermez le couvercle sans forcer. Pour un document fragile, une carte ou un livret, vérifiez ce que la notice autorise avant d’utiliser un chargeur automatique.

Dans un chargeur, le sens de la face à scanner dépend du modèle. Suivez le pictogramme et la notice. N’utilisez pas le bac qui alimente l’impression : il ne remplace pas le chargeur du scanner.

Ouvrez la fonction de numérisation déjà configurée sur votre ordinateur, ou utilisez la commande de l’imprimante si elle permet l’enregistrement vers cet ordinateur. Sélectionnez l’appareil concerné. Les intitulés peuvent être « Scanner », « Numériser » ou « Numérisation ». La notice précise le parcours propre à votre installation.

Choisissez la destination du fichier avant de lancer l’opération, si ce réglage est proposé. Vous saurez ainsi où retrouver le document.

Comment enregistrer et joindre le fichier à l’e-mail ?

• Si votre document comporte plusieurs pages, utilisez la commande permettant d’ajouter la page suivante avant de terminer, lorsqu’elle existe.
• Enregistrez le résultat dans un dossier facile à retrouver. Choisissez un nom décrivant le contenu, sans ajouter de donnée sensible inutile.
• Ouvrez le fichier enregistré. Contrôlez les bords, les pages, l’orientation, les signatures et les mentions peu contrastées.
• Rédigez votre message, puis choisissez « Joindre un fichier » ou le symbole du trombone dans votre messagerie.
• Sélectionnez le fichier enregistré et attendez la fin de son ajout au message.
• Vérifiez l’adresse du destinataire et le nom de la pièce jointe avant d’envoyer.

La numérisation et l’envoi sont des opérations distinctes. Un scan réussi n’est pas envoyé automatiquement par e-mail, sauf si vous utilisez une fonction expressément configurée pour cela.

Pour une démarche administrative ou un document sensible

Si l’organisme demande un dépôt dans votre espace personnel, utilisez ce canal. Un e-mail ne remplace pas nécessairement la transmission attendue. La FAQ officielle de la Caf explique, par exemple, comment transmettre une pièce demandée : ouvrez la rubrique « Mes démarches », puis l’onglet « À transmettre » et suivez les indications.

Pour protéger une copie, le service public de filigrane permet d’accéder à la démarche officielle. Indiquez un usage précis et le destinataire, puis vérifiez que le document reste lisible et que l’organisme accepte cette présentation.

Pour des pièces sensibles, la CNIL recommande de sécuriser la transmission, notamment par le chiffrement. Si un fichier est protégé par un secret, communiquez celui-ci par un canal distinct. Demandez au destinataire son mode de transmission sécurisé si vous ne savez pas comment procéder.

Les réglages : suivre les consignes du destinataire

L’aide officielle de l’Assurance retraite pour préparer les fichiers conseille une numérisation à 200 dpi et précise les formats et limites propres à ses services. Consultez « Préparer mes fichiers avant l’envoi », puis appliquez ces réglages uniquement si vous transmettez à cet organisme.

Ce repère, consulté en 2026 sur une page sans date de publication affichée, n’est pas une norme générale. Pour un autre destinataire, ses propres exigences passent en premier. Aucun réglage unique ne garantit l’acceptation de tous les documents.